Ustanova – Center za evropsko prihodnost (CEP) razpisuje delovno mesto:
POSLOVNI SEKRETAR I. (1 delovno mesto) – M/Ž
Poslovni sekretar opravlja naslednje naloge: zagotavljanje splošne administrativne podpore znotraj organizacije, sprejemanje dohodne in odhodne pošte, sprejemanje telefonskih klicev, organizacija sestankov in urejanje dokumentacije. Sestavlja in ažurira kadrovske tabele, vodi evidenco prisotnosti zaposlenih, pravilno arhivira dokumentarno gradivo, sodeluje pri izvajanju javnih in evidenčnih naročil, skrbi za evidence in usklajuje potrjevanje naročilnic, pomaga finančni službi pri administrativnih delih, nudi podporo pri izvajanju projektov in opravlja druge naloge v skladu z navodili.
Trajanje zaposlitve: 1 leto s poskusno dobo treh mesecev in možnostjo podaljšanja zaposlitve za nedoločen čas.
Na razpisano delovno mesto bo imenovan kandidat, ki izpolnjuje naslednje pogoje:
- državljanstvo države članice Evropske unije,
- najmanj visoka strokovna izobrazba (prve stopnje) administrativne ali družboslovne smeri
- najmanj tri (3) leta delovnih izkušenj,
- poznavanje orodij za preglednice (Excel, Word, ipd)
- vozniški izpit B kategorije,
- aktivno znanje angleškega jezika, znanje še enega tujega jezika je prednost,
- usposobljenost za delo z računalnikom (delo z urejevalniki besedil, delo s preglednicami, delo z bazami podatkov, poznavanje računalniških omrežij, poznavanje operacijskih sistemov),
- organizacijske in komunikacijske sposobnosti,
- sposobnost postavljanja prioritet,
- natančnost in visok standard za kakovostno opravljeno delo, sposobnost samostojnega komuniciranja,
- samoiniciativnost,
- timska naravnanost.
Prednost bodo imeli kandidati:
- z izkušnjami iz administrativnega dela,
- z delom v mednarodnem okolju.
Delo na razpisanem delovnem mestu okvirno obsega:
- Sprejemanje in oddajanje službene pošte ter usklajevanje s kurirji,
- Usklajevanje, nadziranje in vodenje različnih evidenc (prisotnosti, službenih poti, naročilnic ipd.),
- Skrb za pravilno ravnanje z dokumentarnim gradivom,
- Sodelovanje pri izvajanju javnih in evidenčnih naročil,
- Skrb za evidence in usklajuje potrjevanje naročilnic,
- Vodenje registra in zbirko obrazcev CEP,
- Priprava ter vodenje pogodb, aneksov in drugih spremljajočih dokumentov z naročniki v sodelovanju z vodstvom ustanove,
- Administrativno vodenje različnih postopkov naročanja storitev in sodelovanja z zunanjimi partnerji,
- Vodenje evidence in naročanje pisarniškega materiala,
- Priprava poslovnih prostorov za sestanke, srečanja,
- Sodelovanje pri internem usklajevanju organizacijskih enot,
- Pomoč finančni službi pri evidentiranju in potrjevanju računov,
- Delo s preglednicami in bazami podatkov,
- Ostala dela po navodilu nadrejene osebe.
Dober kandidat ima izkušnje z večine zgoraj omenjenih področij dela.
Kandidat mora ob prijavi predložiti:
- življenjepis in motivacijsko pismo, iz katerih mora biti razvidno, da kandidat izpolnjuje pogoje.
Kandidati naj pošljejo prijavo z ustreznimi dokazili po elektronski pošti na naslov [email protected] in z jasno oznako – »Prijava na razpis za delovno mesto Poslovni sekretar I«.
Rok za prijavo je 29. 11. 2024. Upoštevane bodo vse prijave, ki bodo pravočasno prispele na zgoraj naveden elektronski naslov. V besedilu objave so izrazi, napisani v moški slovnični obliki, uporabljeni kot nevtralni za ženske in moške.
Kandidati bodo o izbiri obveščeni v roku 15 dni po odločitvi o izboru.